A tűzvédelmi üzemeltetési napló az a dokumentum, amivel igazolni tudod, hogy az előírt ellenőrzéseket elvégezted. Hatósági ellenőrzésen ez a harmadik dolog, amit kérnek, a készülék és a karbantartási címke után. Ha az ellenőrzés megtörtént, de nincs dokumentálva, az a hatóság előtt nem igazolható.
Melyik naplóra van szükséged? Nem egyetlen napló van, hanem berendezésenként külön:
Beépített berendezések naplói – tűzjelző, beépített tűzoltó berendezés, hő- és füstelvezető (RWA) rendszerek, tűzgátló nyílászárók, biztonsági világítás. Ahol ilyen van, oda külön napló kell.
Tűzoltó készülék napló – ide kerül a készülékek negyedéves üzemeltetői ellenőrzése és a karbantartások nyoma. Ezt szinte minden cégnek vezetnie kell, ahol készenlétben tartott készülék van.
Fali tűzcsap és vízforrás napló – a fali tűzcsapok, a föld feletti és föld alatti tűzcsapok, valamint az oltóvíz-tározók ellenőrzéséhez.
A naplóinkban a rovatok az előírt tartalmi elemekhez igazodnak, így nem kell kitalálnod, mit hova írj: elég kitölteni.
Ki vezeti a naplót, és milyen gyakran?
Az üzemeltetői ellenőrzést az üzemeltető végzi vagy végezteti, ehhez nem kell szakvizsga: ez szemrevételezés, aminek során azt nézed, hogy a készülék a helyén van-e, hozzáférhető-e, ép-e, a nyomásmérő a működési tartományban áll-e, és a plomba sértetlen-e. Az ellenőrzés tényét kell a naplóba bejegyezni, dátummal és aláírással.
A karbantartást ezzel szemben szakvizsgával rendelkező karbantartó végzi, és annak nyoma a készüléken lévő címkén és a karbantartó dokumentumán is szerepel. A napló ezeket együtt tartja egy helyen.
Meddig kell megőrizni?
A naplót a berendezés üzemeltetésének teljes ideje alatt vezetni és megőrizni kell, hogy az elvégzett ellenőrzések visszakereshetők legyenek. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy a régi, betelt naplót sem érdemes kidobni: ellenőrzéskor abból is kérhetnek adatot. Bár a jogszabály jelenleg nem ír elő kötelező őrzési időt, 5 évet szoktunk javasolni vagy amekkora időszakot a céges tűzvédelmi szabályzat előír.
Az év vége a naplók szezonja
A legtöbb cég év végén szerzi be a következő évi naplóit, hogy januárban már az új dokumentumba kerüljenek a bejegyzések. Ha több telephelyed van, érdemes egyszerre rendelni, mert így a szállítás is egyszerűbb. Nagyobb mennyiségnél kérj ajánlatot.
Papír vagy digitális?
A papíralapú napló minden helyzetben megfelel, és nem igényel semmilyen eszközt. Ha viszont sok készüléket, több telephelyet kezelsz, a papír nehezen áttekinthető: a lejáró határidőket neked kell fejben tartani. Erre való a FireSafe Log, amely a készülékeket, az ellenőrzéseket és a határidőket digitálisan tartja nyilván, és a nyomtatott napló is kinyerhető belőle.
Gyakori kérdések
Kötelező a tűzvédelmi üzemeltetési napló?
Az elvégzett üzemeltetői ellenőrzéseket dokumentálni kell, és erre a tűzvédelmi üzemeltetési napló a bevett, elfogadott megoldás. Dokumentáció nélkül az ellenőrzés elvégzése nem igazolható.
Elég egy napló az egész cégnek?
Ha több telephelyed van, telephelyenként érdemes külön naplót vezetni, mert az ellenőrzés a helyszínen történik, és a naplónak ott kell lennie. Berendezéstípusonként is külön napló való.
Mi történik, ha nincs vezetve?
Hatósági ellenőrzésen a dokumentáció hiánya önálló hiányosság, és tűzvédelmi bírságot vonhat maga után. A részletekről itt írtunk: mekkora bírság jár hiányzó vagy lejárt tűzoltó készülékért.
Ki írja alá a bejegyzést?
Az üzemeltetői ellenőrzésnél az, aki elvégezte. A karbantartásnál a karbantartó szervezet képviselője, a szakvizsga-bizonyítvány számával együtt.
